Si decidiste leer este artículo es porque te has dado cuenta de que tus reuniones no son tan efectivas como deberían. Con tanto trabajo y tan poco tiempo, debes buscar la mejor manera de alcanzar tus objetivos.

En la mayoría de las reuniones de trabajo se suele perder muuucho tiempo, lo que hace que sean poco aprovechadas y desgasten a los asistentes. La razón principal de esta inadecuada gestión del tiempo suele ser la falta de organización y priorización.

Pero… ¿qué es una reunión efectiva?

Es aquella donde los asistentes logran dar respuesta a temas anunciados con anterioridad, en el menor tiempo posible, ya que llevan propuestas y el encuentro es para concluir las acciones a tomar, sin que esto conlleve a convertirse en una rutina.

Si ya sientes miradas de odio cada vez que citas a una reunión… ¡Has llegado al blog indicado! Te dejamos 4 pasos para tener reuniones efectivas.

1. Antes de la reunión

Prepara todo lo que se hablará con tiempo suficiente. Es en serio, toma aunque sea 10 minutos para redactar los puntos a tratar y el nombre de las personas cuya asistencia sea necesaria.  Las reuniones efectivas son aquellas que se planearon con tiempo. Crea una planificación donde especifiques el motivo, los objetivos a conseguir, los temas que se tratarán, el tiempo que se dedicará a cada cuestión.

Convocar con antelación suficiente a los asistentes para que tengan tiempo para preparar sus intervenciones.
Si es posible y lo crees conveniente envía la planificación a todos los participantes.

2. Durante la reunión

Las reuniones efectivas son aquellas que comienzan a tiempo. La puntualidad es un aspecto fundamental, ¡el tiempo es un tesoro! Y lo más importante, te ganarás el respeto por cumplir con los horarios acordados – créeme – te amarán por eso.

  • Dedica los primeros minutos a aclarar los puntos fundamentales.
  • Sigue el desarrollo previsto y evita tratar temas no contemplados en la planificación.
  • Realiza una síntesis en cada etapa.

El director o coordinador de la reunión debe velar por el avance del meeting e incitar la participación. Generalmente, hay personas que se quedan callada y otras que hablan en exceso, evitando una discusión balanceada. Para que la comunicación sea efectiva todos deben expresar lo que piensan sobre los temas que les afectan. Las ideas de las personas que usualmente se quedan en silencio podrían asombrarte.

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3. Al finalizar la reunión

Las reuniones efectivas son aquellas en las que todos participan. Deja un tiempo al final para que los asistentes expongan dudas, sugerencias y comentarios, permite que la gente se exprese – este punto es vital – podrás evaluar el compromiso y el entendimiento de lo hablado.
Agradece la participación de los asistentes, hazle saber que su contribución es importante.

4. Después de la reunión

Arma un resumen que se enviará a todos los participantes, durante los días siguientes. No olvides incluir si se han alcanzado los objetivos previamente marcados.

Si has desarrollado reuniones efectivas comparte tu fórmula con nosotros, no te guardes el secreto ¡Escríbenos!

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